Llevar la excelencia al flujo de proyectos y programas de proyectos.
Síntomas de que algo hay que hacer…
Lamentablemente, muchos proyectos se terminan con retraso, se sobrepasan los costes y fallan en cumplir con los objetivos propuestos.
Se dedica mucho esfuerzo al seguimiento y coordinación entre los diferentes responsables y a pesar de ello, no se consigue una complementación efectiva en los plazos.
Los costes se disparan. Al final, siempre se acaba tarde y con descontento. Los presupuestos se han desbordado y los márgenes han disminuido o son inexistentes. No digamos cuando estamos gestionando “conjuntos de proyectos”, lo que llamamos “Programas”. El tema es más difícil, ya que se precisa asignar recursos compartidos, decidir prioridades, distribuir presupuestos etc.
Todos se encadenan fuera de los plazos previstos, muchas veces con cambios respecto a los objetivos iniciales y ello arrastra a los nuevos proyectos con las mismas consecuencias.
Todos estos síntomas indican que hay que introducir “buenas prácticas” en la gestión de proyectos y sobre todo en un flujo de programas, realizar la planificación, ejecución y control de éstos de una manera ágil y eficiente, con una metodología avanzada. Evidentemente que hacerlo así mejorará el beneficio y el futuro de la empresa, tanto más si es mediana o pequeña.
¿Qué hay que aprender?
A diseñar y desarrollar y programas, incluyendo la incertidumbre, gestión del riesgo, los presupuestos y costes de múltiples proyectos. A aplicar los conceptos de un proceso completo de gestión de proyectos, incluyendo:
- Definición del proyecto.
- Viabilidad y expectativas
- Objetivos básicos, plazos y entregas
- Especificaciones.
- Planificación del proyecto:
- Responsabilidades básicas. Criterios de conformidad
- Presupuesto general, costes básicos y rentabilidad.
- Descomposición de tareas. Estructura de trabajo
- Listas de Actividades. Dependencias y relaciones.
- Hitos, entregas básicas y vía crítica
- Responsabilidades y cargas
- Duración de actividades y entregas
- Diagramas de GANTT, Grafico de recursos, PERT etc.
- Riesgos del proyecto. Alternativas y remedios
- Equilibrar recursos
- Plan de Calidad
- Aprovisionamientos y contratos
- Gestión de recursos exteriores
- Ejecución y Control del proyecto
- Flujos de actividades
- Flujos críticos
- Costes y desembolsos.
- Análisis de costes previstos reales y proyección al coste final
- Gestión de los riesgos e incidencias
- Cambios técnicos
- Comunicación y documentación
- Cierre del proyecto.
- ¿Qué hemos aprendido?
- Evaluación rendimientos y experiencias
- Aprobación entregas y cierre económico
Es importante también usar el concepto de agilidad en todos los procesos. Y finalmente, aprender como diseñar y utilizar las medidas e indicadores adecuados.
Objetivos:
- Transmitir «las mejores prácticas» para aplicar a la planificación, ejecución y control de proyectos y programas
- Planificar y conducir eficientemente los recursos escasos de la empresa destinados a proyectos
- Seleccionar las herramientas y tecnología apropiadas en la gestión de programas.
- Facilitar la conexión con el resto de actividades continuas de la empresa
Programa:
- Introducción a proyectos y programas de proyectos. Definiciones y conceptos básicos
- La gestión de proyectos, proceso completo, herramientas y técnicas. Inicio, planificación, ejecución, control y cierre de proyectos.
- Organización y gestión de programas de proyectos.
- Rendimiento económico. Costes y márgenes. Herramientas / Tecnología
- Los conceptos de “lean” y agilidad y su importancia en la economía de los recursos. Aplicación práctica a la reducción de actividades y costes innecesarios
- Responsabilidades. Las personas son clave en el cambio para activar los procesos
- Metodología de evaluación. Medidas e indicadores
- Cierre de proyectos. Aprobación de entregas y resultados económicos. ¿Qué hemos aprendido y que aprendemos de cada proyecto?
- Conclusiones e implementación
